Guide de configuration pour l'Édition Team

Bienvenue à Link2Calendar Team Edition! Ce guide de configuration vous aidera à suivre les étapes nécessaires pour configurer le produit pour la première fois. Vous pouvez également accéder à ce guide de configuration à tout moment à partir du menu d’aide de Link2Calendar.

Configuration préliminaire : Paramètres de Act! Web API

Avant de commencer, assurez-vous que vous avez déjà configuré les paramètres de connexion de Act! Web API. Cette information se trouve sous le menu principal Paramètres de Act! Web API. Vérifiez que vous configurez les paramètres de votre compte d’organisation, comme indiqué dans le coin supérieur droit de la page.

Configuration préliminaire : Configuration préliminaire : Paramètres de l’Espace

Veuillez également vérifier les paramètres de votre espace dans le menu Paramètres généraux → Paramètres de l’Espace puis cliquez sur l’onglet [Paramètres de l’Espace]. Assurez-vous d’avoir sélectionné le bon fuseau horaire. Veuillez configurer les identifiants de messagerie pour les courriels sortants et, si vous le souhaitez, configurer l’intégration de paiement pour collecter les frais pour les réservations payantes.

1. Inviter les membres de l’équipe

Sous le menu Link2Calendar → Agendas de groupe, cliquez sur le bouton [Gérer les membres] pour accéder à la page de votre organisation. Invitez les utilisateurs que vous souhaitez inclure comme représentants dans votre calendrier de groupe à se joindre à l’organisation. Ensuite, donnez à ces utilisateurs l’accès à Link2Calendar. Veuillez noter que votre compte d’organisation doit avoir un nombre suffisant de licences d’abonnement pour tous les utilisateurs auxquels vous voulez donner accès à Link2Calendar.

2. Créer un calendrier de groupe

Dans le menu Link2Calendar → Agendas de groupe, cliquez sur [Nouveau] et entrez les détails de votre calendrier, comme le nom du calendrier, l’introduction et le texte.

3. Configurer les activités du calendrier

Passez à l’onglet Rendez-vous, sélectionnez la façon dont vous répartiriez chaque jour en tranches horaires. Par défaut, la journée est divisée en tranches de 30 minutes (c.-à-d. 9 h, 9 h 30, 10 h et ainsi de suite).

Modifier l’activité "Générale" et configurer la durée d’une réunion, les représentants avec qui les gens peuvent prendre un rendez-vous dans le cadre de cette activité de calendrier, le type d’activité que vous aimeriez offrir (p. ex., appel, réunion, etc.), et les champs à remplir par le participant lors de la réservation.

Si vous avez différents groupes de représentants pour des activités plus précises, vous pourriez le faire en ajoutant d’autres activités.

4. Configurer votre disponibilité

Si vous vous désignez comme l’un des représentants, vous devrez également configurer votre disponibilité.

Sous le menu Link2Calendar → Mes disponibilités, vous pouvez configurer vos jours et heures de travail, ainsi que bloquer certains jours ou certaines périodes comme les poses quotidiennes, les jours fériés, etc.

Comme vous ne pouvez modifier que vos propres paramètres de disponibilité, veuillez demander à chaque représentant que vous avez ajouté au calendrier de groupe de configurer également sa disponibilité afin de permettre aux gens de prendre un rendez-vous avec eux.

5. Aperçu et partage de l’URL

Dans le menu **Link2Calendar → Agendas de groupe*, vous pouvez trouver les boutons [Aperçu] et [Copier l'URL**] à gauche du nom du calendrier de groupe que vous pouvez utiliser pour accéder et partager le calendrier de groupe que vous venez de créer.

C’est tout! Les clients peuvent accéder à cette URL et être présenté avec un calendrier pour prendre un rendez-vous avec vous n’importe quel jour de la semaine. Lorsqu’ils choisissent un créneau, ils peuvent choisir parmi les représentants qui sont disponibles à ce moment-là. Le processus de prise de rendez-vous est facile car ils n’ont qu’à entrer quelques informations de base, et le rendez-vous est instantanément ajouté dans le calendrier Act! de ce reptésantant.

Veuillez consulter le menu Aide en tout temps pour afficher l’article d’aide contextuel de la page où vous vous trouvez. Nous espérons que vous aimez utiliser Link2Calendar.

^^ Dernière révision : 2024.6.13